Mengelolah Rapat Agar Lebih Efektif

Rapat ?. Saya yakin anda pernah mendengar kata ini, atau setidaknya sekarang, saat anda membacanya. Rapat merupakan kata yang sudah familiar kita dengar, di keluarga, tim kerja, perusahaan atau organisasi dimana kita beraktifitas di dalamnya. Bahkan, beberapa di antara kita mungkin sering melakukannya. Sebagai bagian dari sarana komunikasi dalam tim, rapat memiliki peranan yang sangat penting dalam upaya membangun sinergisasi gerak, menentukan arah dan mencapai visi. Setidaknya ada beberapa alasan kenapa rapat harus dilakukan : (1) Sarana distribusi dan pertukaran informasi, (2) Menjalankan peran dan fungsi organisasi, (3) Informasi yang di dapat semua orang sama, (4) Memerlukan prespektif yang berbeda, brainstorming, (5) Untuk pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi antar personal, tim atau bidang, serta (6) Mencari komitmen bersama terhadap suatu keputusan atau kebijakan. Untuk itu, pengelolaan rapat yang efektif menjadi salah satu factor kunci keberhasilah sebuah tim atau organisasi.

Kemampuan seorang pemimpin salah satunya dapat dilihat dari kemampuan sang pemimpin dalam memimpin suatu rapat (meeting). Kemampuan ini bias kita pelajari. Namun, hal yang sangat menentukan adalah factor pengalaman pemimpin, pengalaman berdiskusi, pengalaman hidup atau berkarya, dan tentunya kemampuan teori dan pengetahuannya. Jika seorang pemimpin atau pemimpin rapat kurang mampu mengendalikan rapat, hal hal berikut biasanya terjadi dalam rapat : Waktu rapat yang terus molor tampa batas, Siapa yang berbicara kuat ingin menguasai rapat, Ada peserta yang kalau tidak berbicara merasa sakit, Pembicaraan tidak focus, Sebaliknya, ada peserta yang hanya pasif, Ketua ingin dia yang paling benar dan tidak boleh dibantah, Rapat hanya menjadi ajang menyerang lawan atau mempertahankan pendapat.

Jika situasi seperti di atas, dipastikan hasil rapat akan minimal. Bahkan kemungkinan yang akan terjadi adalah tidak ada solusi, implementasi lemah, rapat hanya untuk ke rapat yang lain, persepsi yang berbeda di antara peserta rapat, atau muncul perseteruan pribadi. Bagaimana cara seorang pemimpin agar mampu berkomunikasi dalam memimpin suatu rapat? Rapat dapat dikategorikan ke dalam 3 tahap yaitu : (1) Tahap persiapan, (2) Tahap Menjelang, (3) Tahap setelah rapat.

1. Tahap Persiapan

Sebelum memimpin rapat, sebagai seorang pemimpin kita harus melakukan persiapan terlebih dahulu. Pada tahap ini kita dapat menentukan beberapa hal, di antaranya : Kapan dan dimana rapat akan dilakukan, Jadwal dan agenda atau tujuan rapat yang sederhana dan jelas, Mengirimkan pemberitahuan sehingga yang akan di undang rapat harus menerima pemberitahuan sebelumnya, Mempersiapkan tempat rapat dan peralatan yang dibutuhkan dengan baik, Yang terpenting memastikan bahwa para peserta rapat menyiapkan data atau informasi yang relevan dengan agenda rapat

2. Tahap Menjelang

Kemampuan kita sebagai seorang pemimpin mendapat ujian ketika kita mengendalikan sebuah rapat. Kemampuan itu akan terlihat dari kemampuan kita dalam hal : Kemampuan mendengar dengan aktif, Mengetahui persoalan dengan rinci, Memandu jalannya diskusi, Memotong diskusi yang tidak relevan, Mampu menerima kritik , Memantau waktu Rapat, Menyimpulkan hasil rapat dengan sederhana dan mudah dimengerti, Membuat riasalah rapat; dikerjakan oleh sekretaris atau seorang peserta rapat dalam format yang sederhana

3. Tahap Setelah Rapat

Biasanya peserta rapat lupa atau kurang komitmen dengan apa yang telah dibicarakan atau telah disepakati bersama. Pekerjaan kita sebagai pemimpin adalah “mengingatkan” hasil hasil rapat dan menjamin pelaksanaan hasil rapat. Pekerjaan ini merupakan pekerjaan yang tidak mudah dan melelahkan serta membutuhkan kemauan, konsistensi, dan komitmen.

Untuk menghindari hal hal di atas, sebaiknya kita melakukan hal hal berikut : 1) Membagikan hasil rapat secara tertulis, 2) Membuat rencana tindakan sederhana dalam suatu lembar (sheet) yang terdiri atas : pekerjaan/aktivitas yang disepakati, oleh siapa, jadwalnya dan status dari kegiatan tersebut (who, to do what, when, and the status), 3) Memantau semua aktivitas beserta pelaksanaan dari hasil rapat. 4) Hasil pantauan sebaikknya dibicarakan secara singkat pada rapat berikutnya.

Kemampuan semua ini akan menentukan kredibilitas kita sebagai seorang pemimpin yang dinilai baik oleh atasan, sesame (peers) dan bawahan. Banyak teori atau pendapat mengenai bagaimana cara memimpin rapat secara produktif dan efisien terutama dalam implementasinya. Menurut pengalaman saya, salah satu factor keberhasilan rapat adalah jika para peserta mempunyai kemampuan dan paradigma bahasa berfikir (language of thinking). Language of thinking ini dibuat oleh Edward de Bono terutama dalam teori yang dia kembangkan seperti six thinking dan parallel thinking.

Konsep dasar pemikiran teori ini meliputi pengumpulan semua informasi yang relevan dengan agenda, berpikir kritis dan siap menerima kritik, melihat dan mencari peluang, mencari ide baru atau inovasi, menggunakan intuisi serta mengambil keputusan, dan menyederhanakan semua pendapat dalam suatu implementasi. Jika kita bias menguasai teori itu, waktu rapat bias sangat singkat—secara empiris menjadi lebih singkat, hanya 25% dari sebelum kita menguasai teori tersebut.

Sepuluh rumus untuk melaksanakan rapat dengan sukses adalah :

Adakan rapat hanya kalau memang dibutuhkan
Rencanakan suatu rapat dengan baik
Siapkan dan edarkan agenda ke semua peserta rapat
Waktu dan jadwal rapat sangat berharga
Kendalikan rapat tersebut
Undanglah yang paling berkompetensi dan mempunyai pengalaman
Catat semua rekomendasi serta tugas kepada anggota
Berikan kesimpulan rapat secara tuntas dan sederhana
Buatlah keputusan rapat dapat diimplementasikan
Evaluasi hasil rapat serta implementasinya secara objektif




Salah satu ukuran kredibilitas dan kemampuan kita sebagai seorang pemimpin adalah kemampuan kita untuk merencanakan, menjalankan rapat, dan hasil implementasi rapat itu sendiri. Pada umumnya, kelemahan seorang pemimpin adalah kurang mempunyai komitmen melaksanakan keputusan rapat secara nyata. Akibatnya beban pekerjaan pemimpin menjadi semakin menumpuk karena banyak keputusan, pemecahan masalah, pengembangan, atau pencarian kesempatan selalu tertunda. (sumber : Buku “MAKE YOURSELF A LEADER, Aribowo Prijosaksono dan Ping Hartono)

“Practice what you preach and get things done and you will be a leader”

Sumber : Pembelajar